事业单位档案管理工作效率的提升策略研究

研究

摘要：事业单位应当高度重视开展档案管理工作，发挥档案资源在事业单位决策和项目服务中的重要作用。因此，如何创新机关文书档案管理工作机制，推动档案管理信息化发展，已成为企事业单位亟待解决的问题。基于此，本文对影响事业单位档案管理工作效率提高的因素以及事业单位档案管理工作效率的提升策略进行了分析。

关键词：事业单位；档案管理；工作效率

事业单位在发展的过程中不断经历各种重大事项以及人员的变动，而档案是一种有效的记载方式，能够依照事实详细记录事业单位的历史，对事业单位今后的稳定及可持续发展具有重要的作用。但是，当前事业单位在档案管理过程中存在诸多问题，这些问题在一定程度上限制了工作水平的提升。

1 影响事业单位档案管理工作效率提高的因素

第一，各层级工作人员对档案管理工作缺乏认知事业单位档案管理工作因其管理内容的复杂性，导致其在档案管理过程中需要多个部门、不同岗位工作者的支持，只有让事业单位所有部门和岗位对档案管理工作具有充足的认识，才能引导各部分工作人员都能够有效地参与到事业单位档案管理工作中，促进事业单位档案管理工作质量和效果的提升。但当前事业单位各层级工作人员对档案管理工作的认知依然存在着不足。一方面，事业单位领导的重视程度不足，事业单位领导层未能在实际工作中给予该项工作充足的重视，无法对其他各层级工作人员进行引导，无法让各层级工作人员都参与到档案管理工作中。另一方面，各层级工作人员认识不足，事业单位各层级工作人员在实际工作中存在忽视档案信息收集、整理以及上报的情况的，为事业单位档案管理工作人员造成了较大的工作困扰。

第二，事业单位档案管理人员工作素养建设不足当前，事业单位档案管理人员工作素养的建设不足是影响档案管理工作质量和效果的关键因素，除了无法对现有档案管理工作进行有效优化之外，部分事业单位档案管理人员无法借助现代信息技术完成档案的收集、归类、整理、以及分析等，不仅无法实现事业单位档案管理工作效果的提升，更是无法实现档案管理价值的挖掘，进而导致事业单位对档案管理工作的重视程度降低，形成恶性循环。

第三，事业单位档案管理工作的规范化建设不足事业单位档案管理工作的管理内容受事业单位自身建设的影响，管理内容和方向也呈现出复杂性的特点，这种复杂性为事业单位档案管理工作带来了较大的影响。当前事业单位档案管理工作，并没有建立起一套完整的管理体系，各种管理内容和管理信息在档案管理工作中仍然存在较大的差异性，未能实现规范化的建设，想要实现事业单位档案管理工作质量和水平的提升，存在一定的困难，难以支撑事业单位档案管理工作效率的提升。

2 事业单位档案管理工作效率的提升策略 2.1 高度重视开展档案管理

首先，把新技术、新人才、新设备作为档案管理深化改革的必要条件，基于现有编制、预算资金和各项政策作为开展档案管理工作的基础。其次，宣传档案信息化建设的成果，促进全员上下明确档案管理工作的重要意义，普及档案信息化管理的专业知识，从而提高档案工作效率，解决传统档案管理工作的弊端，满足新时代档案管理工作的需要。

2.2 对企事业单位文书档案实施系统化管理

对事业单位的文书档案进行分类，即对财务信息档案、业务档案、人事档案等进行系统分类管理。这样不仅能够更加方便企业管理，而且还能方便寻找档案。程序如下：如果员工收到档案，员工应首先检查档案是否完整，然后对档案进行分类和编号，在第一份文件中，文件名、文件号、文件类型以及员工姓名和工作号列入机构档案管理系统，最后在档案室列入档案，属于员工管理类的档案。如员工需要借档案，则需要登记员工的姓名+工号。对事业单位文书档案资源管理

工作内容进行系统化管理，能够为企事业单位文书档案管理研究提供更加便利条件，有效防止档案因记录不清晰而导致档案失真，还能有效提升查询速率，进而有效提升企事业单位文案工作服务人员的工作效率。

2.3 提高事业单位档案利用率

对于事业单位来说，要认识到档案管理工作的重要性，档案不仅仅记录着本单位的人事信息，同时也记录着单位过去发生的重大事项，因此是事业单位的历史体现，具有重要的保存和利用价值。在实际运行的过程中，事业单位需要提高档案重视度，尽可能地通过各种方法提升档案利用率。当事业单位发生相关事件时，单位的领导要摆脱个人主义，以单位档案作为参考资料，保证事件处理的公正性、真实性以及合理性。除此之外，档案管理工作人员在对当前事业单位档案资料管理和查询的过程中，也要努力学习他人的工作经验，在此基础上提升工作质量，保证事业单位稳定持续地发展。

2.4 转变传统的档案管理理念

从事业单位发展角度出发，档案管理工作效率的优化及利用水平的提升都是建立在管理理念转变的基础上的，只有当事业单位内部树立了正确的管理理念，并且不断加强其在档案管理方面的投入与支持才能够获取良好的改革效果。而管理理念的转变需要通过高效的宣传来实现，事业单位应提高档案管理工作重要性的宣传力度，使所有员工都对于档案管理工作具有明确的认知与重视，同时呼吁全体员工参与到档案管理中，如此更能够提升内部档案管理工作的全面性。而这一切需要内部管理人员起到模范带头作用，通过管理层的带动与影响使档案管理工作的地位提升，从而真正实现员工对档案管理工作理念的转变。

2.5 加强部门之间信息交流

档案管理应当避免信息孤岛的现象，构建内外部有序的档案运转机制。首先，开发统一的档案管理系统，细化内部档案运转与安全化管理的流程，实现实时化的信息共享。其次，在档案部门的主导下完善档案管理传递工作责任分工，第一时间进行档案数据信息供给服务，依托强有力的信息供给辅助事业单位各部门工作的有序开展。第三，提高利用效率，提升档案管理工作的整体质量水平，为档

案信息化提供丰富的数据支撑，从而解决传统档案管理工作中存在的问题，提升档案管理整体质量。

2.6 创新事业单位档案管理工作方式

传统的档案管理工作主要以纸质档案为主，这种管理方式下的技术以及设备比较落后，已经难以满足当前事业单位发展的需求。所以，对于事业单位来说，要积极创新档案管理工作的方式，提高管理工作的水平，只有这样才能保证事业单位稳定持续发展。事业单位要想创新档案管理工作方式，需要做好如下几个方面工作：第一，加强对档案管理工作的资金投入。简单地说，事业单位可以购买一些硬件设施如计算机，安排专门的工作人员建立电子档案。第二，制订纸质档案向电子档案转化的具体工作计划。事业单位可以根据当前档案管理工作的难度，采取纸质档案和电子档案共存的方式，并制订下一步工作计划，在规定的时间内实现对所有纸质档案的替代。第三，加强对工作人员的技能培训。对于事业单位来说，要想提高档案管理工作人员的管理水平，需要同步提升他们的计算机技术水平和档案管理专业水平。

3 结束语

事业单位档案管理工作效率的提升，对事业单位的建设和发展具有不可估量的价值。为了提升档案管理工作在事业单位建设和发展中的作用，事业单位应当加强对档案管理工作效率提升的研究，从档案管理工作的各个方面入手，全面提升档案管理工作建设的规范性、科学性、有效性和合理性，让档案管理工作，真正地成为事业单位建设和发展的助力。

参考文献：

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