ＵＵ Ｕ Ｉｌ ａ Ｃｈ１ ｒｌａ Ｅｄｕｃａｔｉｏｎ Ｉｎｎｏｖｅｔｌｏｎ Ｈｅｒａｌｄ 教育管理 高校人事档案的信息化管理浅议 范军豪 （湖南科技大学档案管理中心 湖南湘潭４１１ ２０１） 摘要：高校人亨档案的信息化管理是全国档案信息化建设的重要组成部分和高校信息化建设的必然要求，本文主要论述了高校人事 档案信息化管理有诸多优点，实现高校人事档案信息化管理的建设策略，同时高校档案信息化建设上还存在标准化水平低，数据库建设滞 后，档案管理人才素质有待提高等同题迫切需要解决。 关键词：高校 人事档案 信息化 策略 中图分类号：Ｇ６４７ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７３－９７９５（２００９）０６（ａ）一０２１ ２－－０１ 随着全国各地档案工作“十一五”规 理工作规范、有序。为避免差错，数据库在 单一，而且大多处于低水平重复建设，数据 划的实施，档案信息化建设已放到突出位 信息录入时，要由专人进行核对。 无规范化控制。多数高校所建的档案数据 置。高校档案管理信息化工作既是高校信 （３）建立动态的人事档案信息分类数据 库大多为条目数据库，缺少全文数据库和 息化建设的必然要求，也是全国档案信息 库。 化建设的重要组成部分。重视和推进高校 人事档案数据库的数据包括①由档案 档案信息化建设，是为高校发展提供有效 管理人员编制的数据，如：个人基本情况。 服务的切实保证。在坚持传统的人事档案 ②电子档案。③数字化档案。对个人档案 收集、保管、利用的原则下，充分应用计算 中某些重要的纸制材料，借助多媒体设备 机等现代办公手段对人事档案实施信息化 （如电子扫描仪或数码相机）进行数字化处 网络化管理，提高人事档案管理工作的效 理后形成的档案。建设分类数据库，是人 率，充分发挥人才信息资源的使用价值，是 事档案信息管理方面十分重要的基础性工 人事档案工作发展的必然趋势。 作，是人事档案信息化系统的核心，数据库 集中了组织、人事部门管理工作所需要的 １高校人事档案信息化管理的优点 全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数 随着我国教育体制改革的不断深化， 据的利用率，而且能够消除重复的数据存 高校正在积极创新管理理念。加强档案信 储，减少数据的冗余，是一个结构比较合 息资源建设，提高档案信息存储能力，是加 理，功能比较完善，可以共享的人才信息资 快档案信息资源开发、提升高校档案管理 源库【２】。该数据库可同计算机中心联网，实 服务能力的基础，也是实现高校档案管理 行资源共享、信息互联。档案工作人员和 规范化、流程化、信息化的有效途径。长 利用者还可以方便地通过计算机和网络在 期以来，高校一直使用传统人工的方式管 档案室以外的地方查阅利用档案基本信 理人事档案，这种管理方式存在着许多缺 息。 点，如效率低、保密性差；另外大量的文件 （４）人事档案信息化管理的安全机制。 和数据对于查找、更新和维护带来了很大 人事档案信息涉及个人机密，安全保密设 的困难。作为档案管理信息化的一部分， 计是信息化管理中最重要的环节。就安全 使用计算机对人事档案信息进行管理，具 性来讲，人事档案网络化后必须保证信息 有手工管理所无法比拟的优点，如信息录 的真实性、访问控制安全性和信息通讯保 入规范、信息存储量大、信息资源共享、保 密性。这样就应对每一类信息设置不同的 密性好、工作效率高等。这些优点能够极 密级，在使用数据库时可根据用户不同权 大地提高人事档案管理的效率，也是实现 限对用户分级别开放档案信息。要采取切 高校的科学化、规范化管理，实现高校快 实有效的技术手段和管理措施，做好身份 速和谐发展的重要组成部分…。 认证和密钥管理，加强计算机网络管理系 统的监控，存储档案信息的设备要加装有 ２高校人事档案信息化管理的建设策略 效的防毒软件，内部局域网要与一切外部 （１）建立数据库管理系统。开展人事档 网实行物理隔离，各种数据库要及时进行 案信息化建设，必须首先建立一个优化的 备份，保存到符合保管要求的脱机载体上， 数据库管理系统，包括档案材料的接收、 确保档案信息的安全保密和系统运行安全 转出、借用、查阅、复制、删除、统计、收 可靠，在利用安全上应坚持利用和保密并 文和发文等活动的执行和登记。系统管理 重的原则。 员可以通过该系统对数据进行日常的管 理、维护、备份。人事档案数据库管理系 ３高校人事档案信息化管理中存在的问题 统，将人事档案数据处理、业务管理集成 近年来，高校的人事档案信息化管理 于一个办公平台，档案管理由传统的纸质 的建设工作已经取得了显著成绩，信息化 载体拓展到现代化的电子载体，将人事档 程度逐步提高，但在建设过程中，还是存在 案的日常管理通过计算机实现。 不少的问题迫切需要解决。 （２）人事档案材料数据采集。及时全面 （１）标准化水平低，数据库建设滞后。 地收集各种人事档案材料，是人事档案工 由于种种原因，各高校人事档案信息化管 作的的首要环节。我校人事档案室建立了 理至今没有统一的发展规划和标准，导致 联系、送交、催要、登记制度，将接收来的 各高校的档案数据库建设滞后。在建库过 材料名称、时间、姓名、送交人、接收人 程中，缺乏整体性，数据库大多自建自用， 等项录入数据库，使人事档案材料接收管 建成的数据库规模小，标准化程度低，类型 ２ １ ２ 中国科教创新导刊 Ｃｈｉｎａ Ｅｃｌｕｏａｔｉｏｎ Ｉｎｎｏｖａｔｉｏｎ Ｈｅｒａｌｄ 多媒体数据库，无法满足用户的多种需求， 而且大多数据库仅仅供本单位使用，根本 无实质性的资源可共享。当务之急应加强 标准化建设，制定出切实可行的与国际社会 接轨的粗线条的技术标准，如网络通讯及数 据库方面的标准、计算机硬件及软件系统 的标准、网络传输的标准、机读格式、著 录规则的标准、文献标引的标准等，对档案 管理网络化在技术上予以规范【 。 （２）档案管理人才素质有待提高。在高 校档案管理现代化建设中，人才是最关键 的因素。目前，高校人事档案管理人员整 体素质较低，档案管理工作严重缺乏既懂 计算机技术、网络技术，又精通档案业务 的复合型人才，不适应档案网络化建设和 高校档案事业发展的需要…。为此，要加强 对在职人员的继续教育和培训，使他们尽 快掌握计算机网络知识及相关技术。还要 努力引进或选调计算机专业人才，对他们 进行档案业务知识的培训，使之尽快适应 档案管理网络化工作。 参考文献 【１】黄思梅．实现档案管理计算机化加速医 院档案信息化建设【Ｊ】．城建档案，２００８ （１１），５３． 【２】何玲．档案信息化建设相关问题的探讨 【Ｊ】．档案学通讯，２００４（５），３７． ［３］钟丽娜．论如何做好高校档案网络化管 理工作［Ｊ］．兰台世界，２００６（８），３７． 【４】李秀华．我国档案信息化建设的现状问 题及对策【Ｊ］．大学图书情报学刊，２００７， ２５（３）．
