明确职责

明确职责 提高管理质量

机械工程系是一个拥有教师近80人的大系，无论从行政管理还是教学管理等方面都对系部提出了更高的要求。系领导统筹安排系部的工作，通过制定各项制度和岗位职责，使全系各项工作有条不紊地开展。

系部的中心工作是教学工作。作为系行政秘书，我主要负责系部日常行政事务、撰写各类公文、计划和总结，系部财务报销等方面的工作，同时协助系部领导做好人事工作，协助教研室主任及教学秘书处理、协调临时突发事件，保证教学工作的顺利进行。

一、主要工作

1.日常事务工作

（1）公文管理工作：此项工作是办公室日常工作的重要组成部分，也是实现管理职能的重要手段之一。2007年，按照学院关于公文的行文要求，及时准确地起草各种形式的公文30余份，同时做好各项文件的收发传递工作，做到了准确及时地上情下传和下情上达。

（2）做好各类会议的记录与整理工作，并及时报送院办、教务处、人事保卫处等相关部门。

（3）办公用品管理：本着择优（质量）择廉(价格)的采购原则，为系部节省费用。在领用发放时，既创造条件尽量给老师们以方便，又要本着“厉行节约，反对浪费”的精神。

（4）报纸、信函的收发，保证将各类挂号信、快件等重要信函送交到收件人。

（5）系部学生短信平台信息的收集、管理及信息发送。

2.撰写各类工作计划与总结

计划的目的是为某阶段的工作设立工作目标，而总结的意义在于看到成绩、发现问题，提出整改措施，以提高工作质量。系部工作中每月有月工作计划及完成情况汇总、每学期有学期工作计划及总结、每年有年度工作计划、总结，还有其他各类活动的计划与总结等，如师资队伍建设规划、教风建设活动总结等。根据教研室的工作，结合教研活动及学生工作开展情况，完成每月工作计划的编制与上报，撰写学期及年度工作计划与总结。

3.各类资料的收集、归档

教学资料：按照教务处关于教学资料归档的相关规定，对系部多年来无序的教学资料档案进行了分类整理，并加以标识、分类存放。同时，自上学期开始，按规定每年对教学资料进行一次剔除与销毁，使教学资料的管理工作逐步走上规范管理的轨道。

其它资料：根据ISO9000的要求，随着系部不断发展壮大，各类活动产生的资料日益增多，如教研活动记录、考勤记录、各类合同、人事资料以及各类奖状、活动记录等纸质和电子资料，它们反映了系部工作的开展情况，记载了系部的发展历程，是系部宝贵的财富，对它们进行有效的动态管理，也对系部今后工作的发展起到积极的借鉴的作用。本年度对这些资料进行了系统的收集与归档，实行分门别类存放与管理。

4.财务报销工作：包括设备采购、学生活动、出差培训、办公费等现金或银行存款转账等，按照学院财务报销规定，办理各级申批、入库等手续。

5.协助系领导做好教师引进，新教师帮带管理工作，教师职称评聘管理和考勤管理，教师的奖惩工作以及津贴核算工作。做好学期、年度的教师、教研室及教研室主任的各类考评与考核工

作。

6.宣传报道工作

负责系部活动的宣传报道工作，协助相关人员及时发布宣传信息，并向院报推荐优秀报道稿件。

7.系部网站建设

根据年初系部工作计划，作为提高行政管理水平的一个方面，本学年加强了对系部网站的建设工作。增设了反映系部重大事件的“大事记”栏目，与行政管理工作密切相关的“制度建设”栏目，反映课程建设情况的“精品课程建设”栏目及与教研室工作相关的“教研室工作”等栏目，使系部各项重要活动、重要信息和文件公之于众，系部行政工作实行记录电子化逐步走上了规范化的轨道。

8.其它工作

（1）协助教学秘书做好教学管理工作。

（2）做好各类专题讲座、教研活动、公开课的安排与组织协调工作。

（3）ISO9000内审员工作。

（4）学院、系部临时安排的其它行政事务工作。

二、工作体会

就我分工进行的上述工作看，主要有以下几点体会。

系部各项规章制度使各项工作有章可依、有章可循。如本学期上网公布了系部各主要岗位的工作职责，明确了分工，使每个岗位的人员各司其责，保证了各项管理工作有序而高效的开展。当然，规章制度还需符合不断变化的新情况，及时加以修订，否则，将造成工作混乱及真空状态。

管理执行力的提高有赖于切实可行的制度的有力实施，如《机械工程系教师工作量实施细则》等从多方位考虑了教师的工作量，并与教师的切身利益挂钩，鼓励多劳多得，优劳多得，激发了教师的工作热情，提高了教师工作的主动性与积极参与性。但也应该看到，在完成的工作量里还存在着为完成工作量而完成工作量的现象，最普遍的情况就是重数量不顾质量。比如，本学年各教研室举办了多场专业介绍、各类新技术专题讲座，其目的是加深学生对本专业的认识，促进师生对新知识、新技术发展动态的了解，但就目前情况看，效果并不尽如人意。我认为原因有二：一是讲座的选题不能激发学生“听的愿望”；二是为完成任务（包括教研室工作、教师工作量等）而讲座，没有更多地考虑学生的实际情况。所以，专题讲座应该从更贴近学生的实际需要出发设定，追求高质量，而不应该仅仅停留在数量上。

资料归档管理尤其是教学资料，目前尚无管理台帐，给归档、整理、剔除、销毁工作造成很大困难，需逐步建立并完善。

上述工作的顺利开展，得益于系领导的支持与关心，得益于各教研室主任和各位行政人员的鼎立配合以及各位教师的积极参与。相信随着各项制度的建立和完善及其贯彻实施，全体教师的相互配合，我系的教学管理工作会做得更好。