物业文件管理制度

第一条目的。

为了规范公司文件的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。特制定本制度。

第二条适用范围。

本制度适用于公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

第三条职责。

（1）文件的编写、收集和存档由各职能部门负责。 （2）业主档案的管理和控制由公司人力资源部负责。 （3）文件的发放、存档、资料保管以及文件的处理由行政办公室负责。

（4）办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。 第四条文件的产生。

（1）文件的编写由各相关部门根据工作需求进行。 （2）文件的审核由总经理助理负责。

（3）总经理审批通过的文件的打印和发放由办公室负责，作为非受控文件生效。

（4）办公室对生效的文件印制，必须使用“印制文件登记表”。

第五条文件、资料的类别。

1.受控文件 （1）内业资料。 （2）图纸资料。

（3）按照质量体系的控制要求进行管理的文件。 （4）在质量体系中引用的法律、法规和外来文件。 （5）与服务过程有关的合同协议。 （6）业主档案。 2.非受控文件

（1）内行文件、外行文件。 （2）未被质量体系引用的外来文件。 （3）与服务过程无关的合同协议。 （4）未被质量体系引用的法律法规。 （5）行业标准性文件。 （6）照片、录像带。 （7）电脑储存。

第六条文件、资料目录的索引号。 （1）文件盒编号。 （2）同号柜序列号。 （3）文件柜编号。 （4）文件类别编码。 第七条发文管理。 （1）发文规定：

①全公司上报下发正式文件的权力集中于总公司，各分公司、部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件。

②各分公司、部门或个人需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应向公司提出发文申请，提请总经理审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司××字发文。

③对影响较大、涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。其余文件均由公司分管领导批准签发。

（2）发文范围：

①凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要和会议简报，均属发文范围。

②公司下发文件主要用于公布公司规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布公司重大开发项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他重大事项。

③公司上行文、外发文主要用于向上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定；同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

④在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

⑤各业务部门召开专题会议所作的决定，一般不应发文，不备查考，可以用“工作简讯”发会议纪要。

⑥各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可对外发函（应各自编号备查），不以公司名义发文。

第八条文件立卷与归档。 （1）文件归档范围。

①凡下列文件统一由办公室负责归档：上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营计划、统计、季度及年度报表等；经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；有保存价值的业主来信，来访记录及处理结果等；

参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上的汇报发言材料等；上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级汇报工作的提纲和材料；反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；公司日志和大事记；公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

②业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

（2）立卷要求。

①文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地

进行整理归档。

②立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

③要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

④上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完毕。6月份正式向档案室移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

第九条文件销毁。

（1）对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。

（2）经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销

毁。