物业文件管理制度

物业文件管理制度

1.目的

为了使公司各部门文件管理规范化、系统化,加强文件起草的准确性和文件执行的有效性,特制定本制度。 2.适用范围

本制度适用于方正物业管理公司各部门及下属公司。 3.文件的类别、定义 3.1类别:

3.1.1公文按文种分为:管理制度、管理办法、请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等。 3.2定义:

3.2.1对公司范围内的工作事务制订带有约束性的规章制度,用\"管理制度\"或\"管理规定\"。 规定某些事项的工作流程或各部门的职责、职权的规章制度文件用\"管理办法\"。

3.2.2向集团领导、::公司领导请求指示、批准或汇报工作时,用\"请示\"或\"报告\"文种。同一级别请求批准事项时,可用\"申请\";经领导批示文件,可用传真。

3.2.3上级部门向下级部门传达重要情况,用\"通报\"或\"决定\"。

3.2.4对公司内部公布制度、办法及其它需要周知和共同执行的事项、计划、规定等,用\"通知\"。

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3.2.5与集团兄弟公司进行工作接洽,需对方给以反馈时,要求填写中颐集团工作联络函。

3.2.6对周例会、总结计划会、部门工作沟通会等会议的内容纲要,规定事项和工作指示等,用\"会议纪要\并发给相关与会人员。 4、文件格式

4.1规章制度格式:由首页表头+正文+页数组成。 4.1.1首页表头格式:

说明:首页的表头包括右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。

[右上角注释]:要求注明发文单位及规章制度的形式。(如公司发的管理制度,为“方正物业公司管理制度”;如公司发的管理办法,为“方正物业公司管理办法”,依此类推。)

[公司商标]:要求所有的文件首页必须加上公司的商标。

[权责单位]:行文部门名称(以便文件阅读者可将有关信息反馈给行文部门)。

[总页数]:共多少页(含附件)。

[生效日期]:文件自何时起生效。

[替代文件]:被新文件取代的原文件编号。

[编号]:由发文单位代号、年度及三位序数组成。

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发文单位代号一般为各发文单位的第一个字起头。公司部门代号:行政人事部-“人字”、客户服务部-“客字”