新时期完善医院人事档案管理工作的措施探讨

Ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ

新时期完善医院人事档案管理工作的措施探讨

文/湖南省儿童医院  蒋盾

【摘要】人事档案是国家机构和事业单位等部门对员工的工作经历、工作绩效、思想道德等内容进行收集整理的储存文档。医院人事档案管理是医院日常事务管理的重要组成部分，它记载着每位医院工作人员的重要信息，是对医院工作人员日常工作情况的反映，是医院进行人事管理的重要依据。医院人事档案管理水平的高低，对于医院人力资源管理和核心竞争力具有重要的影响。随着医疗改革的进行，医院的人事档案管理工作也应该顺应具体情况进行变革。本文从医院人事管理的现状出发，阐述了其中存在的问题，并给出了改进措施，以供参考。

【关键词】人事档案；医院；新时期；改革人事档案是国家机构和事业单位等部门对员工的工作经历、工作绩效、思想道德等内容进行收集整理的存储文档。医院的人事档案则是反映医疗人员的基本信息、医术水平、工作业绩的信息储备，是医院进行人才开发管理的重要参考文件。纵观我国的各级医院，普遍存在着人事档案管理制度不完善、工作落实不到位等情况。对医院进行规范化的人事档案管理可以改善医院的人力资源管理效率，提高医院的办医水平。新时期以计算机为代表的信息技术有了全面的发展，这就要求医院的人事档案管理进行改革，以应对不断提高的管理要求。

的常规性档案归档工作。

（五）人事档案管理信息化程度不高。随着信息技术的发展，在线的数字化信息存储方式已经全面取代了传统的纸质存储。但是，很多医院的信息化管理水平较低，相关软件设施例如对员工进行档案信息管理工作的信息化系统没有落实到位，一些硬件设备也较为落后，存放纸质档案的专用库房、空调系统、灭火器、除湿机等设备没有相应配套，这也影响到了医院人事档案管理工作的开展。有的医院则因为管理人员素质较低，无法高效利用现有的在线数字化管理平台。

（六）管理人员工作能力不足。很多医院由于未能正确认识人事档案管理工作的重要性，导致许多人事档案管理工作人员的工作能力、职业意识无法达到工作需要。人事档案管理是一个系统化很强的工作，管理人员素质不强，工作能力低将会严重影响档案管理工作的有效开展。

一、人事档案管理存在的问题

（一）思想认识不足。人事档案管理工作的正常进行涉及医院的众多部门和医疗人员，但是医疗人员在很大程度上重视医疗服务而未能正确认识人事档案管理的重要性。且人事档案不对外公开，不能随意查阅，因此导致医院工作人员忽视了人事档案管理的重要性。一些员工只重视于履行自己的工作职能，没有及时地将自己的人事信息交给管理部门，造成许多资料收集不全面，不规范，也由此造成档案缺乏完整性，这对后续的工作的开展造成了严重影响。

（二）人事档案管理机制落后。在传统的管理模式中，由于缺乏完善的制度建设，造成管理流程不规范，工作落实不到位。有些由于奖惩机制不完善，无法有效促进管理手段的创新，出现工作效率低下、信息归档不及时等现象。这些因素使得当下的管理工作不规范、不科学、没有系统的管理机制，使得传统的管理机制在医疗改革中无法发挥应有的作用。

（三）人事档案管理手段落后。人事档案的管理涉及了对工作人员的个人信息等许多隐私性较强的信息的收集，因此需要专门管理，单独存放。由于涉及的方面广，信息量大，在信息的收集整理过程中，传统的手工操作造成工作时间过长，工作效率低。但是因为科学的技术制度规范尚未建立，新的管理手段和管理技术在人事档案管理中未能被有效采用，因此降低了管理效率。

（四）医院人事档案管理人员工作量大。目前许多医院只安排了人数较少的人员来兼职管理医院的人事档案，并且很多档案管理人员未受到专门的培训，由于医院的员工众多，档案信息繁复，再加上人员流动带来的档案传递和档案审核等非常规性工作，这使得档案管理人员在档案管理过程中会面临大量

二、改善档案管理工作的措施

（一）提高档案管理意识。医院的管理人员应该正确认识人事档案管理工作的重要性，加大对人事档案管理工作的资金和人才投入。同时，要加大宣传力度，使基层的医护人员能够明白人事档案管理不仅是医院正常运营的需要，同时对于自己的未来发展也很重要。只有这样医院工作人员才能更好地配合人事档案管理工作，提高管理效率。

（二）建立完善的人事档案管理。结合本医院的实际情况，建立从信息收集、归纳，档案保管、借阅等完善的档案管理流程，使得管理工作的各项流程规范化。在人事档案管理过程中，落实监督工作，对于一些不规范、不正确的业务流程进行纠正，提高员工对管理工作配合的积极性。明确档案管理机构各项岗位的职能，使管理人员能够各司其职，严格按照规章办事。同时，规范认定制度、补漏拾遗等措施，确保信息收集的准确性。

（三）加快档案管理的信息化进程。在医院人事档案管理工作中建立线上的信息化平台，利用计算机软件进行数据处理有利于提高管理效率。当下医院人事档案管理的条目越来越多，信息量庞大，这些都对传统的手工管理提出了挑战。信息化管理平台是一个高效的信息处理平台，通过录入数据就可以自动生成系统化的数字信息文件，提高工作效率。

（四）加强人事档案管理相关硬件设施的建设和升级。在

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引进信息化的在线档案数据库管理系统的同时，还要对硬件设备进行相应完善。例如建设存放纸质档案的专用库房，配备专门的保管铁柜。将库房的温度和湿度都维持在合适范围内。将空调系统、除湿机、消防设备等配置到位。按照相关的档案管理工作条例和保管要求，建立档案存放库房、档案查阅室和人事档案管理员工办公室等。

（五）提高管理人员的综合素质。人事档案管理工作是一项专业要求较高，同时具有服务利用性质的工作。人事档案管理工作人员专业素质和工作技能的高低决定了档案管理工作水平的好坏。因此具备高素质和高能力的工作人员是做好档案管理工作的基础。（1）提高档案管理人员的专业素养。作为档案管理部门的工作人员，在不断地提高自身政治思想水平的同时，还要加强自身的专业素养和职业道德建设。在信息化时代，医院的人事档案管理工作人员还需要加强自身的计算机操作水平和保密意识。（2）提高医疗行业相关的专业知识水平。由于医院是一个综合性的医疗系统，在日常工作中也需要涉及大量的医疗行业的专业知识，因此医院要提高人事档案工作人员的相关医疗基础知识水平，只有加强人事档案管理人员医疗行业的专业技能，才能使他们对医院人事档案管理产生全面的认识，进而提高档案管理工作的工作效率。（3）建立完善的培训机制。医院要定期组织人事档案管理工作人员接受相关的档案管理培训，例如对档案进行分类保存、人事档案管理的工作范围、人事资料的收集、整理、归档，档案的保管和信息安全

的防护等。通过完善科学的培训机制，提高人事档案管理人员理论和操作水平，促进医院人事档案管理工作的高效开展。

三、结语

医院人事档案管理是医院日常事务管理的重要组成部分，它有助于医院提高对人力资源的管理效率，促进医疗人才的开发。在新时期，医院各级部门要注意转变思想，认识到人事档案管理的重要性，并积极采取措施，完善管理，提高管理效率，为医院的进一步发展提供支持。【参考文献】

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（上接第124页）“双眼皮”或模糊不清；归档章内项目填写要工整、准确、规范，即用汉字在空白处填写。每份文件单独装订，以A4大小为标准，向左和向上取齐，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，定为永久和定期30年保管的文件必须去除易生锈的金属物，定期10年可不用去除金属物。󰀃

（七）数字化扫描。扫描前，去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等，保持资料的齐全完整，不能出现资料页面折皱不平、漏页、倒页的现象。扫描形成文件保存为多页pdf格式，文件命名为档号，即全宗号—档案类别代码·年度—保管期限—机构（问题）—件号，如全宗号为0001的单位，2017年度，文书档案第一件，保管期限为永久，机构（问题）为办公室的档号为：“0001-WS·2017-Y-办公室-001”，󰀃其中WS是文书的拼音代码，Y是永久的代码。扫描完成后，把目录和扫描件移交档案室进行转换，转换后形成的《归档文件目录》装盒，完成电子档案数据的录入、扫描、备份工作。󰀃

（八）装盒、上架。归档文件应严格按照档案目录的先后顺序装入档案盒（使用由档案局监制的无酸纸制作的档案盒），每年形成的档案按盒号依次上架，也就是一个保管期限内的档案，要按照年度、盒号依次排列。不同保管期限的档案不能放在同一个柜子里。

（九）档案编研。首先，要认真执行国家关于各门类、各

载体档案的管理规定，结合疾控中心工作实际，制定适合疾病预防控制档案的管理制度，使归档范围更合理，归档办法和要求更明确，有利于基层档案人员操作。其次，档案管理人员要不断学习疾病预防控制专业知识，提高阅读和分析疾控业务技术报告水平，才能写出反映疾控专业特点和内容的编研材料，为疾病预防控制工作服务。

三、结语

档案整理是一项非常艰巨而重要的工作，要做好此项工作还要求有领导的重视、完善的档案管理制度、良好的管理条件、档案管理人员要具备高度的责任心，才能提高档案的管理质量，发挥档案的利用价值，从而推动疾病预防控制事业的发展。【参考文献】

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