物资采购管理规定

为规范本公司的采购行为，加强物资采购的监督管理，降低采购成本，特制定本标准。 2 范围

本规程适用于公司物料（原料、辅料、中药材、包装材料）、化学试剂、燃料、零部件、设备、配件、劳动保护用品等物资采购管理，对主要原辅料、包装材料、燃料、基建或技改项目主要设备及材料执行公开采购程序。 3 责任

3.1 物料管理部负责市场情报收集、物质采购及资金使用计划的制定、计划的具体实施、物资入库、结算、入库物资保管等工作。

3.2 营销总监负责物资采购及资金使用计划的审核。 3.3 总经理负责物质采购及资金使用计划的批准。

3.4 QC部负责对采购入厂的原料、辅料、中药材、包装材料、燃料的检验。 3.6 财务部负责发票审核、货款支付和财务记帐。 3.7 其他部门配合做好物资采购相关工作。

3.8 QA部和企管部负责对物资采购过程进行监督和检查。 4 内容

4.1 物资采购原则

4.1.1 依照国家有关政策和法律、法规，按规定的渠道、方式和质量标准进行采购。供应商应提供营业执照、生产（经营）许可证、药品批准文号、内包装材料同时应提供“药品包装用材料容器生产企业许可证”或“药包材注册证”，每批物料应附有合格证或检验报告书。

4.1.2 生产用主要原辅料、中药材、直接接触药品的内包装材料必须选择质量审计合格的供应商。 4.1.3 严格按供应计划进行采购，并根据生产进度合理组织进货。 4.1.4 遵循科学有效、公开、公平、公正、比质、比价和监督制约的原则。 4.1.5 坚持先近后远、先厂后商、先大后小、先申请后采购的原则。 4.2 采购程序

4.2.1 制定物资采购及资金使用计划

审 核 者 审核日期 批 准 者 批准日期 颁发部门 物资采购管理规定 QA部 生效日期 总经理、质量总监、营销总监、总经济师、总工程师、总会计师、物料管理部、 企管部、生产部 、QA部 、QC部、 财务部、 生产车间 1

有限公司管理标准 物资采购管理规定 4.2.1.1 确定物料采购量

各部门和车间将下月需要的物资、设备和备品备件计划（见表A.1）经部门负责人和主管领导审核签名后于每月11日前交物料管理部计划员处（临时计划临时上交）；计划员核实各部门上报的 物资、设备和备品备件库存确定其采购量，并根据生产部下达的下月生产计划，以及制定的原辅料、包装材料消耗定额，核实仓库库存后，确定物料采购量。 4.2.1.2 询价比价

a) 采购员应通过各种渠道，诸如报刊、杂志、电视、广播、电话联系，登门商谈和上网查询等多种手段掌握大量详实的信息，弄清市场行情。

b) 对询价情况进行汇总比较，货比三家，以同样企业比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉的比价原则，追求质高、价廉、信誉好，不图老关系。

c) 采购员比价完毕后，单价在500元以上，单个品种金额在2000元以上的物资将比价结果记入《货比三家台帐》(见表B.1)。

4.2.1.3 根据采购量和比价结果，制定物质采购及资金使用计划（计划表见表C.1），经物料管理部长审核签名后，交营销总监复审并上报总经理批准。

4.2.1.4 物质采购及资金使用计划表经总经理签批后，物料管理部计划员根据各分管采购员的采购范围和计划要求制定物资采购计划 〔计划表见表D.1，该表一式三份（计划员、采购员、仓库各一份）〕，经物料管理部长审核后，分解至各分管采购员。

4.2.1.5 分管采购员接到采购计划后，要认真核实所需采购物资的计划要求，必要时与计划提交的部门进行沟通，落实是否还有其他方面的要求，经核实检查无误后进行采购。 4.2.2 签订合同

4.2.2.1 凡是单价在5000元以上或者采购金额在50000元以上的物资采购必须签订《产品购销合同》。

4.2.2.2 采购员与供货方预签合同，内容包括：采购物资的供货质量、数量、价格、运输方式及目的地、结算方式、付款方式、售后服务、违约责任及供货方的资质情况等。

4.2.2.3 采购员填写《对外签订合同（协议）请示报告书》(见表E.1)，说明签订合同的理由，签订合同的厂家，合同的主要内容、物资的单价及总额。与预签的合同一起交物料管理部长审阅，按公司《合同管理办法》进行审核，由营销总监审定，总经理签批，加盖合同专用章。合同一式四份，物料管理部、财务部各一份，供货方两份。 4.2.3 采购

4.2.3.1 合同签订完毕后，采购员根据合同要求进货，并要求供货方每批货物均附带产品合格证。 4.2.3.2 货物到厂后，由仓库保管员对货物数量、外观及包装情况进行初步检查验收后出具原辅料、包装材料验货记录(SMP/WL 009-00中表A.1)，交供货单位和采购员，生产用物料和燃料按规定填写请验单报QA部进行取样。 4.2.4 入库

4.2.4.1 货物经QC部检验合格后，仓库主任将质量情况计入《质量台帐》(见表F.1)，采购员通

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股份有限公司管理标准 物资采购管理规定 知供货方开具增值税发票。

4.2.4.2 采购员收到发票后，先检查价格是否与合同相符，数量是否与验收单相符，其他项目是否正确，然后将发票记入《物资采购明细帐》(见表G.1)，填写一式四份的收料单，采购员一份，仓 库保管员一份，财务部两份，办理入库手续。

4.2.4.3 临时采购要办理入库手续的物资时，采购发票必须交到物料管理部分管采购员处，由采购员统一办理入库手续，其他员工不得办理入库手续。 4.2.5 入帐、结算

4.2.5.1 办理入库手续完毕，采购员将收料单和发票一起交财务部会计审核，财务部会计仔细检查发票价格是否与合同或报价单相符，数量是否与收料单吻合，发票有无问题等，审核无误后，会计签字入帐。

4.2.5.2 入帐后，采购员填写《用款申请单》，物料管理部长签字交营销总监审批，再交总经理签批，最后经财务部长签字后方可办理付款手续。

4.2.5.3 采购员办理付款手续后，通知供货商，确认款项收到后，将其记入《物资采购明细帐》。 4.2.5.4 对于需预付款才发货的物资，采购员应先按4.2.7.2的付款程序办理付款，待货物入库，对方单位发票到达后，再凭发票冲帐。 4.3 物资公开采购 4.3.1 成立评标委员会

a) 评标委员会由总经理、生产总监、营销总监、质量总监、总经济师、总会计师、物料管理部

部长、QA部部长组成，必要时可根据所采购项目，适当增加与采购项目相关人员； b) 每个项目选择3-4家资信良好、具有供货能力供应商参加本公司的公开采购； c) 物资公开采购工作由物料管理部负责组织，并指派专人办理具体工作。

4.3.2 由物料管理部根据公司的生产情况及公开采购物资的特点和需要，编制《公开采购物资一览表》（见表H.1），交总经理审批。

4.3.3 起草《物资公开采购邀请通知书》（见表I.1），面交或挂号邮寄给供货商。 4.3.4 向供货商提供公开采购文件

a) 需供货商填写规定格式的表格：《项目投标价格表》（见表J.1）； b) 产品的质量标准和技术要求。

4.3.5 在规定的时间地点，由评标委员会根据供货商的有关书面文件，从质量、价格、信誉等方

面进行评审和比较（投标单位不得参加），选择2-3家供应商，根据《供应商质量审计管理程序》对供应商进行质量审计。确认一家中标单位和一家候补单位（为保持生产的连续性、质量的稳定性，中标单位一经确定，应尽可能减少变更，需要变更时，须按本公司《物料供应商审计管理程序》办理）。

4.3.6 对中标单位，本公司发给中标通知书（见表K.1），并与中标单位约定时间地点，进行再次协商，签订书面合同。

4.3.7 签订书面合同的有关手续按4.2.4条执行。

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有限公司管理标准 物资采购管理规定 4.3.8 有关规定

a) 本公司评标委员会成员不得向他人透露有可能影响公平竞争的其他情况； b) 评标委员会成员不得以权谋私，帐外暗中收受回扣和贿赂，损害公司利益； c) 与被邀请供货商有利害关系的人员不得进入相关项目的评标委员会。

4.3.9 本公司若有重大基建或技改项目，需多品种、大批量采购物资，可召开专门项目的物资公开采购会，邀请竞标的供应商赴会介绍产品特点，按上述程序进行公开采购。 5 检查

物资采购由QA部、财务部汇同检查。

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有限公司管理标准 物资采购管理规定 附录A （规范性附录）

填报单位： 填报日期： 名 称

附录B （规范性附录）

表B.1 货比三家台帐 编号：RD/WL-WL 002-00

供货厂家

规格 质量 价格 信誉 联系地址、电话 部门意见 规 格 单位 数 量 用 途 编 号 页 数 SMP/WL 001-00 5/10 表A.1 月份物资、设备和备品备件计划表 编号：RD/WL-WL 001-00

制表： 部门： 主管：

产品名称： 采购员： 5

有限公司管理标准 物资采购管理规定 附录C

编 号 页 数 SMP/WL 001-00 6/10 （规范性附录）

表C.1 月份物资采购及资金使用计划表 编号：RD/WL-WL 003-00

填报单位： 填报日期： 序号 类别 名称 规格 物料编号 单位 计划 数量 库存 采购量 时间 要求 金额（元） 参考价 金额 资金计划（元） 原应付款 本月计划 供应商 用途 批准： 主管： 审核： 制表：

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有限公司管理标准 物资采购管理规定 附录D （规范性附录）

表D.1 物资采购计划表 编号：RD/WL-WL 004-00

采购员： 序号 采购物资 物料代码 规格 单位 附录E （规范性附录）

表E.1 对外签订合同（协议）请示报告书 编号：RD/WL-WL 005-00

采购员 合同（协议） 主要内容 部门领导 意 见 主管领导 意 见 公司领导 意 见 备 注 附录F （规范性附录）

物资 名称

编 号 页 数 SMP/WL 001-00 7/10 数量 用途 时间要求 备 注 审核： 制表：

年 月 日 供货单位 表F.1 质量台帐 编号：RD/WL-WL 006-00 供货 单位 供货 时间 批 次 数 量 检验 结果 评审 意见 处理意见 备 注 7

限公司管理标准 编 号 页 数 附录G （规范性附录）

付款 日期 SMP/WL 001-00 8/10 物资采购管理规定 表G.1 物资采购明细帐 编号：RD/WL-WL 007-00 名 称

附录H （规范性附录）

供货厂家 规 格 数 量 价 格 到 货 发票号 备 注 表H.1 公开采购物资情况一览表 编号：RD/WL-WL 008-00 序号 1 2 3 项目名称 产品名称规格 质量标准和技术要求 计划 采购量 交货期 现行价 公开 采购价 预计需用资金 计划邀请的供货商 备注 公司领导审批： 营销总监审定： 物料管理部审核： 制表：

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