1计划采购管理制度

计划采购管理制度（试行）

Q/QM-302.06-2013

1 总则

1.1 为规范物资设备计划、采购管理，保证基建、生产经营活动正常进行，控制公司成本及降低费用，结合公司实际，特制定本制度。 2 范围

2.1 本制度适应于公司物资（设备）计划、采购管理工作。 3 职责

3.1负责本公司除办公用品、劳保用品外的其它物资、设备采购归口管理。

3.2坚决维护公司的利益，认真贯彻执行公司各项规章制度，为公司生产建设服务，按生产建设需要以最经济的办法和效果保证物资供应，确保生产正常进行。 3.3负责按国家及地方、法令、法规执行物资、设备的采购工作。 3.4作好物资设备计划基础管理工作，不断提高物资计划的管理水平。 3.5结合库存情况，进行综合平衡，编制物资设备采购计划。 4 计划、采购管理要求

4.1物资设备需求计划编制内容要求

4.1.1物资设备需求计划由需用部门根据生产、建设、维修等进度要求，编制物资设备需求计划。计划中必须标明所需物资设备名称、规格型号、技术要求、材质、单位、数量、到货时间、用途等信息，经需用部门主任签字、计划合同部审核，分管副总经理批准，报物资设备部。

4.1.2基建项目、技改工程以设计图纸及订货清册为依据编制需求计划，并附材料清册；如果没有订货清册，由需用部门或施工单位依据图纸提出需求计划，并注明图纸编号。 4.1.3基建项目因设计变更需增加材料，依据设计变更单或经设计批准的工程联系单报需求计划，并附设计变更单或工程联系单。

4.1.4因施工单位保管不善，造成材料、设备丢失、损坏，需重新订货，价值5万元以上（含5万元），需求计划必须经总经理办公会批准，价值5万元以下由总经理批准，报物资设备部。款项在工程进度中扣除或按施工合同约定执行。

4.1.5未列入年度生产、建设、大修计划的物资设备，需求计划中标明用途，价值人民币30万元以上（含人民币30万元），需经总经理办公会通过，价值小于人民币30万元，需经总

经理或总经理授权委托人批准。

4.1.6设备、备件改型换代，填报需求计划需附经分管副总经理批准的技术要求。 4.1.7订购大型设备、设备改造、大修非标项目设备及技改项目，填报需求计划需附相应的技术要求和技术标准。

4.1.8对外委托加工件，填报物资设备需求计划需附审核和批准后的加工图（一式四份）。 4.2物资设备需求计划编制时间要求

4.2.1需求计划编报时间必须充分考虑物资设备的生产、供应周期；

4.2.2基建材料：单笔（单批、单台套）价值人民币10万元（含人民币10万元）以上的，必须使用前3个月报需求计划；长周期制造设备，需满足招标、制造周期前提下，再提前3个月报需求计划；小型设备安装前6个月报需求计划。

4.2.3大修非标项目的设备、零星购置设备及备品配件，由需用部门按项目及物资设备分类在大修前6个月编制需求计划。

4.2.4小修备品配件、工器具及材料，由需用部门在小修前3个月编制需求计划。 4.2.5生产、建设月度消耗材料，需用部门在每月10日前和25日前（遇节假日顺延），报批准后的需求计划。

4.2.6公司所属生产以外的其它部门，在每月25日前（遇节假日顺延），报批准后的需求计划。

4.3物资设备采购计划的编制要求

4.3.1计划管理人员根据需求计划、库存报表、在途物资、合同应到货物资等，平衡库存后汇总编制物资设备采购计划；平衡库存时动用储备定额的，及时申请补充。

4.3.2采购计划中必须标明物资设备名称、规格型号、技术要求、材质、单位、数量、计划单价、计划金额、采购方式及到货时间等信息。

4.3.3单笔（单批、单台套）价值小于人民币2万元物资采购计划，需计划管理人员、采购管理人员、仓储管理人员签字，部门主任审核批准、财务管理部主任审核批准；单笔（单批、单台套）价值大于人民币2万元（含人民币2万元）物资设备采购计划需经分管副总经理批准。

4.3.4编制采购计划时，需要改变需求计划所报物资设备的名称、规格型号、标准、图号、材质等内容或选择代用物资时，应征得需用部门同意，基建物资还需征得设计同意，并出具书面变更单后方可执行。

4.3.5需求计划送达后3日由计划管理人员完成物资设备采购计划编制；大批或特殊设备、

材料需在7日内完成。 4.4物资设备采购计划的实施

4.4.1物资设备采购必须严格执行批准的采购计划，没有特殊原因不得随意改动，维护采购计划的严肃性。

4.4.2物资设备采购必须与生产经营、建设、投资费用、工程进度相一致。

4.4.3物资设备采购原则上必须在合格供应商范围内采购，如果合格供应商不能满足要求，需填写合格供应商方外采购单，单笔（单批、单台套）价值小于人民币2万元的合格供应商方外采购单由职能部门主任批准，单笔（单批、单台套）价值大于人民币2万元（含人民币2万元）的合格供应商方外采购单由分管副总经理批准。采取招标的物资设备可不用填写合格供应商方外采购单。

4.4.4单笔（单批、单台套）价值大于人民币30万元（含人民币30万元），需按甘肃省有关招投标管理要求进行公开招标采购；单笔（单批、单台套）价值大于人民币10万元（含人民币10万元），小于人民币30万元，由公司内部组织招标方式采购或议标方式采购；单笔（单批、单台套）价值大于人民币1万元（含人民币1万元），小于人民币10万元，采用不少于三家比质比价采购，单笔（单批、单台套）价值小于人民币1万元，需在合格供应商范围内采购；生产、建设、维修常用物资，签订框架协议，采用框架协议采购模式。 4.4.5如果物资种类繁多、数量少、金额少，到货时间紧急，对工程质量影响小的物资，经分管副总经理批准后可委托乙方代采购，费用在每月进度款中结算。

4.4.6采用公开招标方式采购，中标单位由招标领导小组会确定；由公司内部组织招标方式采购或议标方式采购，中标单位由甘肃能源庆阳煤电有限责任公司招标领导小组批准；采用比质比价方式采购，供应单位确定由分管副总经理批准；单笔（单批、单台套）价值小于人民币2万元物资、设备采购供应商确定，由职能部门主任批准。

4.4.7物资、设备采购中，物资设备部负责组织招标工作、编制招标文件、合同谈判、合同签订等工作，由需用部门、技术管理部门负责起草招标文件的技术部分、合同的技术协议以及技术谈判。

4.4.8需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求进行谈判的，由物资设备部、财务管理部及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由物资设备部牵头谈判。

4.4.9采购管理人员在采购物资、设备时，必须索取能有效地证明该物资设备质量的技术文件，（包括质量证明书、合格证、使用说明书、安装证明书、技术参数表、接线图、线路图、

调整说明书、保修卡等），并确认其有效性及真实性。 4.5物资设备采购计划的修改、撤销

由于生产、建设、维修的计划任务量发生变化，或人为疏忽、编制依据不足造成物资需求计划数量、技术标准等发生变化，需要修改或撤销需求计划的，必须及时填报物资设备需求计划撤销申请，由分管副总经理批准后，报物资设备部，物资设备部根据采购计划执行情况确认能否退货。 4.6合同签订

4.6.1物资设备采购合同谈判、签订必须符合公司合同谈判、签订流程，执行公司合同审批程序。

4.6.2单笔（单批）价值大于人民币5万元（含人民币5万元）的物资采购，必须签订合同或框架协议。单笔（单批、单台套）价值大于人民币1万元（含人民币1万元）的设备采购，必须签订合同。

4.6.3企业将授权贸易人员和签约人员向贸易对手备案。

4.6.4采购合同需要变更或提前终止时，应及时报原审批领导同意。重大合同变更、撤销需报总经理办公会研究决定。 4.7跟踪监督合同执行

4.7.1物资设备部采购管理人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同执行情况。

4.7.2物资设备采购、技术、设计等部门和需用部门对重要关键长周期设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制监造大纲，签订监造协议，落实监造责任人。

4.7.3采购管理人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。 4.8物资设备验收入库

4.8.1质量控制管理人员对到货物资进行质量检验，出具检验报告书传采购管理人员、仓储保管人员。具体按公司《物资设备质量控制制度》执行。

4.8.2采购管理人员编制入库单，仓储管理人员对到货物资、设备进行外观和数量检验，审核入库单，对符合合同要求的合格物资办理入库手续，对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续。

4.8.3不合格物资由物资设备部办理退货索赔事宜或提出折让方案，报财务管理部、需用部门审批后进行处理。

4.8.4入库手续具体按公司《物资设备出入库管理制度》执行。 4.9校验、货款支付

4.9.1财务管理部对购货增税进行验证（录入金税系统或到税务部门现场认证），未能通过认证的必须退回重新开具。

4.9.2物资设备部根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付，采购管理人员填制付款申请并附采购合同、验收、入库单据等付款依据，经物资设备部计划管理人员、合同管理人员、部门主任签字，分管副总经理审批，财务管理部主任签字，总经理批准，送到财务管理部办理货款支付和结算手续。大额资金由资金委员会审批同意后支付。 4.10清理、关闭合同

4.10.1合同执行完毕后，物资设备部应对合同执行情况进行清理，关闭，并建立供应商信誉档案。

4.10.2物资设备部将合同清理和供应商信用情况反馈给财务管理部门。 5物资设备计划、采购的检查考核

5.1物资设备采购计划编制、实施工作效率、准确率、完成率、积压与利库。

5.2由于组织管理不力，采购计划不准确，安排不合理，执行不到位，出现到货延期、缺件或超计划采购、质量不符合要求、高出市场采购时价，影响正常生产建设的完成和造成浪费的按照相关制度进行考核。

5.3不按公司物资设备计划采购管理制度规定的审批权限、采购方式进行采购，对责任人进行考核。

5.4由于组织管理不力，工作粗心大意，合同谈判、执行、付款过程中给公司造成损失的，对责任人进行考核。 6附则

6.1对计划的编制、调整和实施进行全面分析和总结，积累资料，整理归档，实现计算机管理。文字性基础资料至少保存五年，超过五年项目若没有审计验收，必须保存至项目审计验收完成。

6.2本制度由公司物资设备部负责解释。 6.3本制度至2013年6月6日起执行。

计划采购流程图

总经理，分管副总经理 分管副总经 理批准 原审批领导同意 需用 部门 编制需用计划 计划 合同部 财务管理部 仓库 供货商 物资 设备部 主任签字 审核 平衡库存 计划工程师编采购计划 采购工程师实施购计划 询价 选择 合格 招标或 比质比价议价 合同需要变更或提前终止 变更后 签订合同 跟踪监督 合同执行 退货或 折让 不合格 物资验收 合格入库 总经理批准 货款支付 填付款申请 分管副总经理审批 主任主任签字 签字