浅谈高校教学秘书的角色与职能

浅谈高校教学秘书的角色与职能

作者：张晓群 张力堃

来源：《青年文学家》2010年第19期

摘 要：高校是提高在校生专业水准、积累课外知识、丰富实践经验的重要课堂，为了达成学校对于教学流程的锐意创新、对于高校课程的精心安排、对于教育方针的及时传达的目标，更加充分的发挥高校教学秘书的作用是很有必要的。 关键词：教学秘书桥梁纽带信息传达资源优化配置 作者简介：

第一作者：张晓群(1961-),女,汉族,云南卢西人,浙江师范大学国际学院,研究方向:教育学 第二作者：张力堃(19—),女,汉族,云南临沧人,浙江师范大学法政学院,研究方向:法学

随着我国经济的飞速发展，人才的培养成为了家庭、国家、社会的重要工作，高校是新时期培养人才的主要平台，而教学秘书就是高校教学管理基层的管理者和执行者，他是串起学校与学生的纽带，是沟通教师与学生的桥梁。所以进一步明确高校教学秘书的工作职能，提高教学秘书在高校执行教学计划过程中的作用，对于提高我国目前高校教育水平有着不可或缺的作用。

一．目前我国高校教学秘书的主要职能

所谓教学秘书，是指院（系）教学主管领导的助手，行政上由院长负责、分管教学的副院长（系主任）领导，并接受教务处的业务指导。高校教学秘书的工作几乎贯穿了每一个学生从入校直至毕业的整个过程。从学生课程安排上来说，教学秘书工作经过建课——排课——选课、监管——成绩录入几个过程，在教学安排之余还要及时与教师、学生沟通，传达学校精神，反应学生心声，另外要做好学生资料的归档。教学秘书的工作职能纷繁复杂，但概括起来主要包括以下几项。

（一）做好信息传达，上情下达，下情上报，保证信息流通顺畅

教学秘书要将学校、教务处的学校教学直接管理部门的各项指导思想、规章制度、教学安排及时的、完整的传达到授课教师以及全体学生，便于学院在执行教学计划的过程中及时贯彻相关精神，使学校及学生之间做到信息通达。

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教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，按程序上报给学院的相关领导和教务处，以便各级领导采取有效的措施和相应的对策，解决实际问题。

（二）亲力亲为，安排课表，征订教材，保障教学合理有序

安排课表以及征订教材是教学秘书的日常主要工作。对于学生课程的安排要科学合理、全盘统筹。从学生实际需要出发，合理安排专业必修课、选修课、通识课的上课时间，调动学生的学习积极性，做到教学安排科学，课程编排紧凑，知识结构完善。提高学生的学习效率，张弛有度。在教材的筛选和征订中，要严格把关。不但要听取任课老师的专业意见，还要保证征订的教材符合学生的实际水平，促进教师与学生之间的良性互动。 （三）做好报名工作，通知时间，安排监考，有效检验教学成果

大学英语四、六级考试证书，国家普通话等级考试证书，全国计算机等级考试证书，心理咨询师考试证书，教师资格证，秘书证等考试成绩凭证是学生毕业之后面向社会的必要凭证，然而这些考试的报名都是由教学秘书通知到各班级，然后再汇总报名数据、收费，最后统一上交教务处。报名数据一定要准确无误，报名费用也应分毫不差，否则会导致学生延期毕业甚至影响到今后的前途。

另外期末考试的时间也是由教学秘书安排的，每学期需要教学秘书安排的考试有很多场；要确保时间、地点、班级、考试科目、监考老师无冲突。这样才能保障每一场考试都达到预期的效果。

（四）审核毕业生资格，管理学籍，收集档案，保证学生按时毕业

随着高校评估工作不断展开，各高校对学生学籍、教学档案的收集整理也越来越规范。教学秘书必须认真整理归档各类资料，注意收集好原始资料，将其整理为符合要求的档案。 教学秘书在审核毕业生材料时，要严格按照毕业审核标准执行，同时也要人性化为学生服务，要建立学习预警系统，提前告知学生所欠缺的学分，让学生可以及时补选增选所需学分，顺利毕业。

二．高校教学秘书工作中存在的问题

高校教学秘书的工作繁琐复杂，与师生接触都较多，他们既是决策者又是执行者，这使得高校秘书与师生之间的摩擦在所难免，甚至常常会发生误会。工作压力大，思想负担重，精神较紧张，这是高校教学秘书普遍的工作现状。另外，高校教学秘书在工作中也存在一些普遍的问题：

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1.队伍不稳定，由于部分院校不重视教学秘书的培养，有些教学秘书在岗多年都没有相应的待遇，造成工作不安心，人才流失，这是资源的极大浪费，教学秘书的工作多而琐碎，熟悉起来需要很长一段时间，频繁换人将导致学校、学院的很多具体教学目标无法准确的达成。 2.不重视教学秘书的培养，待遇较差。教学秘书的作用没有被真正重视起来，部分院校不重视教学秘书的培养，教学秘书都是靠吃老本来、凭良心来工作，基本没有参加培训，提高自身素质的机会，这使得高校教学秘书在开展工作的过程中无法统筹兼顾达到资源的优化配置。 三．对于完善高校教学秘书工作的建议

高校教学秘书工作应该贯穿于学生大学四年的学习过程中，不仅仅起到桥梁的作用，更应该是新生的指路灯，学生的报警器，毕业生的方向标。除了制定教学计划、安排课表等常规工作外，高校教学秘书还应该完成几项重要的工作：

1.作为连接学校与学生之间的纽带，在上情下达这个环节上，教学秘书的工作大多能够顺利开展，但是在下情上报的过程中，因为缺少了解学生的途径，所以这一作用常常无法发挥。在各个班级中设立信息联络员，及时获取学生的意见和建议，更好的向高校管理者反应，从而使决策获得更好的效果，不失为一个良策。

2.为了使学生能够修满学分顺利毕业，教学秘书可以定期通知各年级学生及时查询自己的学分，合理计划，保证自己可以完成教学大纲的任务，按时毕业，做好学籍预警的工作。 3.为了适应高校信息化管理制度，高校教学秘书应该不断提升自我修养，能够熟练操作电脑，掌握教学软件的操作方法，并且做好对学生信息的保密工作。

为了更好的完成高校教学秘书的职责，应该在理论中寻求方法，在实践中总结经验，在繁琐中寻求创新，成为一个有大局观，有责任感，有工作热情的决策者，统筹兼顾，科学合理的处理相关工作，使学校、教师、学生都能最大化获益，达成三赢的局面，建立一个民主、宽松、和谐的教学环境。