合同文档管理制度

为进一步规范部门的合同管理，提高市场营销部人员的合同管理意识，切实保证合同的履行，避免和减少经济纠纷，结合公司和部门的实际情况，特制订本制度。

一、合同主题资格审查

签订合同的经办人在签订合同前，应审查对方的主体资格、资信情况和履约能力，以及对方经办人的代理权限。

1、签订合同必须取得公司董事长授权委托，方可以公司名义对外签订合同，未经授权不得擅自对外签约。

2、订立合同时必须查验对方的有效《企业法人营业执照》、《法定代表人身份证明书》或《法定代表人授权委托书》，特殊行业必须查验对方的特殊行业经营许可证，否则不能签约盖章。

二、合同的议定

订立合同要求主体合格、条款齐全、内容具体、责任分明、手续完备。合同应该具备的主要条款：

1、对方的名称或者姓名和住所

2、标的：指有形财产、无形财产、劳务、工作成果等 3、数量：要具体写明数量和计量单位 4、质量验收标准 5、价款或报酬

6、履行期限、地点和方式：合同必须注明履行的开始和终止时间，一般不能超过一年，标的的交付地点、交付方式等

7、违约责任：责任内容要具体化、定量化，可以约定违约金，约定损失赔偿的计算方式等

8、解决争议的方法

三、签订合同审查程序及合同文档归档

1、合同文本拟定后，由投资管理部法律合同事务岗位初审，再由公司经理审核 2、合同经办人填写“合同签证单”（经办人－公司经理－财务部－投资管理部－主管领导）

3、合同定稿后，由法定代表人或授权委托人签字

4、合同定稿后，经办人应将对方当事人有效的《企业法人营业执照》（复印件）、《法

定代表人身份证明书》或《法定代表人授权委托书》一并交投资管理部法律合同事务岗位人员，经法律合同事务岗位人员审核后，加盖合同专用章

5、合同签订后，合同原件交投资管理部存档，复印件交市场管理岗位存档。存档应履行签字手续。

6、文档的存档管理程序同合同管理程序一样，所有的文件、检测报告、票据的管理要有痕迹，可以备查。

四、合同管理

1、合同管理实行部长总负责制，市场管理岗位负责日常工作

2、市场管理岗位应认真建立合同文档管理档案，对合同文本统一编号，及时登记和归档，妥善保管以备查阅

3、保密条款：经手人员不得向无关人员透露合同条款内容。

合同管理台帐

序号 合同名合同编号 称 签订时到期时经办原件存档备间 200701001 间 文档管理台帐

序号 文档名称

人 人 注 文档编号 存档时间 存档地址 存档人 经办人 备注 200701001