9 人事档案利用制度

第一条 目的

1.1建立人事档案利用制度是为高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续。

1.2建立人事档案利用制度是为给档案管理活动提供规章依据。 第二条 人事档案利用的方式 2.1借出使用

借出档案须满足一定的条件，如：本部门领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。 2.2出具证明材料

出具的证明材料是人力资源部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 2.3人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。 2.3.1查阅手续

①由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人数的概况等情况。 ②查阅单位（部门）盖章。负责人签字。

③由人力资源部审核批准。人力资源部经理对申请报告进行审

核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 2.3.2外借手续

①借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。 ②借档单位（部门）盖章，负责人签字。 ③人力资源部经理对其进行审核、批准。

④进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

⑤归还时，及时在外借登记上注销。 2.4出具证明材料的手续

单位、部门或个人需要由人力资源部出具证明材料时，需履行以下手续。

①由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

②人力资源部按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。 ③证明材料由人力资源部经理审阅，加盖公章，然后登记、发出。 第三条 本制度适用于集团公司本部。 第四条 本制度由公司人力资源部负责解释。 第五条 本制度自 年 月 日起实施。