采购实施要点

采购实施要点

采购工作应按两部分程序实施，编制项目采购计划和项目采购进度计划。

1、采买

进行供货商资格预审，确认合格供货商，编制项目询价供货商名单；

编制询价文件；

实施询价和接受报价；

报价评审；

召开供货商协调会（必要时）；

签订采购合同（或定单）。

2、催交

包括在办公室和现场对所订购的设备材料及其图纸、资料进行催交。

检验:包括合同约定的前期、中期、出厂前检验以及其他特殊检验。

运输与交付:包括合同约定的包装、运输、交货形态和交付方式。

现场服务的管理，包括采购技术服务、供货质量问题的处理、供货商专家服务的联络和协调等内容。

仓库管理(如有)，包括开箱检验、仓储管理、出入库管理等内容。

采购结束工作，包括订单关闭、文件归档、剩余材料处理、供货商评定、采购完工报告编制以及项目采购工作总结等内容。

项目采购组可根据采购工作的需要对采购工作程序及其内容进行适当调整，但应符合项目合同要求。

3、采购计划

3.1 采购计划由物资设备部门组织编制，经项目经理批准后实施。

3.2 采购计划编制的依据是：

（1）项目合同。

（2）项目管理计划和项目实施计划。

（3）项目进度计划。

（4）工程总承包企业有关采购管理程序和制度。

（5）采购计划应包括以下内容：

1）编制依据

2）项目概况

3）采购原则，包括分包策略及分包管理原则，安全、质量、进度、费用、控制原则，设备材料分交原则等。

4）采购工作范围和内容。

5）采购的职能岗位设置及其主要职责。

6）采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划安排。

7）采购费用控制的主要目标、要求和措施。

8）采购质量控制的主要目标、要求和措施。

9）采购协调程序。

10）特殊采购事项的处理原则。

11）现场采购管理要求。

项目采购组应严格按采购计划开展工作。采购经理应对采购计划的实施进行管理和监控。

4、采买

采买工作包括接收请购文件、确定合格供货商、编制询价文件、询价、报价评审、定标、签订采购合同（或订单）等内容。

请购文件由设计负责编制，经项目控制人员审核，经采购经理确认，提交项目经理批准后组织采购。请购文件应包括以下内容：请购单；设备材料规格书和数据表；设计图纸；采购说明书、适用的标准、规范；其它有关的资料、文件。

4.1 采购组合格供货商应条件

（1）有能力满足产品质量要求。

（2）有完整并已付诸实施的质量管理体系。

（3）有良好的信誉和财务状况。

（4）有能力保证按合同要求准时交货，有良好的售后服务。

（5）具有类似产品成功的供货及使用业绩。

询价文件由采买工程师负责编制，采购经理批准。询价文件分为技术文件和询价商务文件两部分。询价技术文件包括：设备材料规格书或数据表，设计图纸，采购说明书，适用的标准、规范，要求供货商提交供确认的图纸、资料清单和时间，其它有关的资料和文件。询价商务文件包括：询价函，报价须知，项目采购基本条件，对检验、包装、运输和交付的要求，报价回函，商务报价表及其它。

采购组一般应在项目合格供货商中选择3-5家询价对象，经协调和确认后，发出完整的询价文件。

投标人应在投标截止日期前，将密封的报价文件送达投标地点。采购组应组织对供货商的报价进行评审，包括技术评审、商务评审和综合评审。必要时可与投标人进行商务及技术谈判并根据综合评审意见定标。

根据工程总承包企业授权，可由项目经理或采购经理按规定与供货商签订采购合同。采购合同应简明扼要、完整、准确、严密、合法。通常包括( 但不限于)下列内容：

4.2 采购合同；

（1）完整的询价文件及其修订补充文件；

（2）满足询价文件的全部报价文件；

（3）供货商协调会会议纪要（如有）；

（4）定标之前任何涉及询价、报价内容变更所形成的其它书面形式文件。

5、催交与检验

采购经理应根据设备材料的重要性和一旦延期交付对项目总进度产生影响的程度，划分催交等级，确定催交方式和频度，制订催交计划并监督实施。

催交方式一般包括三种：驻厂催交、办公室催交和会议催交。关键设备材料应进行驻

厂催交。

5.1 催交工作应包括

（1）熟悉采购合同及附件。

（2）确定设备材料的催交等级，制订催交计划，明确主要检查内容和控制点。

（3）要求供货商按时提供制造进度计划。

（4）检查供货商、设备材料制造、供货及提交的图纸、资料是否符合采购合同要求。

（5）督促供货商按计划提交有效的图纸、资料，供设计审查和确认，并确保图纸、资料按时返回供货商。

（6）检查运输计划和货运文件的准备情况，催交合同规定的最终资料。

（7）按规定编制催交状态报告。

采购组应根据采购合同的规定制定检验计划，组织具备相应资格的检验人员根据设计文件和标准规范的要求进行设备、材料制造过程中的检验以及出厂前的最终检验。

对于有特殊要求的设备材料，应委托有相应资格和能力的单位进行第三方检验并签订检验合同。采购组检验人员有权依据合同对第三方的检验工作实施监督和控制。

采购组可根据设备材料的具体情况确定其检验方式并在采购合同中规定。

5.2 检验报告包括

（1）合同号、受检设备材料的名称、规格、数量。

（2）供货商的名称、检验场所、起止时间。

（3）各方参加人员的姓名、职务。

（4）供货商使用的检验、测量和试验设备的控制状态并附有关记录。

（5）检验记录。

（6）检验结论。

6、运输与交付

采购组应根据采购合同规定的交货条件制定设备材料运输计划并实施。计划内容一般应包括运输前的准备工作、运输时间、运输方式、运输路线、人员安排和费用计划等。

采购组应督促供货商按照采购合同规定进行包装和运输。

对超限和有特殊要求的设备的运输，采购组应制定专项的运输方案，并委托专门的运输机构承担。

对国际运输，应按采购合同规定和国际惯例进行，做好办理报关、商检及保险等手续。

采购组应落实接货条件，制定卸货方案，做好现场接货工作。

设备材料运至指定地点后, 由接收人员对照送货单进行逐项清点, 签收时应注明到货状态及其完整性, 及时填写接收报告并归档。

7、采购变更管理

采购组应建立采购变更管理程序和规定。

采购组接到项目经理批准的变更单后，应了解变更的范围和对采购的要求，预测相关费用和时间，制定变更实施计划并按计划实施。

7.1 变更单包括：

（1）变更的内容。

（2）变更的理由及处理措施。

（3）变更的性质和责任承担方。

（4）对项目进度和费用的影响。

8、仓库管理

项目部在施工现场设置仓库管理人员，在采购经理领导下负责仓库作业活动和仓库管理工作。

设备材料正式入库前，应根据采购合同要求组织专门的开箱检验组进行开箱检验。开箱检验应有规定的有关责任方代表在场，填写检验记录，并经有关参检人员签字。进口设备材料的开箱检验必须严格执行国家有关法律、法规及其采购合同规定进行。

经开箱检验合格的设备材料，在资料、证明文件、检验记录齐全，具备规定的入库条件时，应提出入库申请。经仓库管理人员验收后，填写《入库单》并办理入库手续。

仓库管理工作应包括物资保管，技术档案、单据、帐目管理和仓库安全管理等。仓库管理应建立“物资动态明细台账”，所有物资应注明货位、档案编号、标识码以便查找。仓库管理员要及时登帐, 经常核对，保证账物相符。