秘书学概论期末温习仅供参考

第一章 诸论

1. 古代秘书指宫中秘藏之书P1

2. 行政职位：秘书均属国家公事员，秘书长属政务类公事员，一般秘书属事务类公事员

3. 社会职业：第三产业P2

4. 秘书的层次：省厅，高级秘书，处科，中级秘书，科下，处级秘书 5. 秘书的职业特征:P5

①服务的直接性

秘书的直接性体此刻：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果与领导直接有关。 ②服务的稳定性 ③知识化 ④年轻化 ⑤女性化（为何女性做低级秘书更适合？）

大多数女性温柔、体贴，擅长管理，擅长形象思维，乐于做程序性、重复性工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。低级秘书的工作正是这种性质。

6. 秘书的工作内容P7

美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来归纳

7. 秘书工作的“四个转变”P8

①由单纯地办文办事转变成即办文办事又出谋献策 ②由单纯地传递信息转变成综合处置信息 ③由被动服务转变成主动服务

④由听凭经验办事转变成科学化管理

8. 秘书要做到“三个服务”P10

①为本机关领导和上级机关服务

②为本机关其他平级的职能部门服务 ③为下级机关和人民群众服务

9. 秘书工作的作用P10

①助手作用 ②参谋作用 ③协调作用 ④信息枢纽作用 ⑤公共关系作用

6.秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。P13 10. 7.秘书学的研究对象P14

一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方式等； 另一方面是秘书人员，如他们的知识、技术、素质、职业道德等

第二章 秘书工作的起源和发展

11. 最先秘书官，史官和太史寮

12. 尧，进善笙，舜，诽谤木，敢谏之鼓P29

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第三章 秘书工作机构的职能与工作要求

13. 秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构P50 14. 秘书机构的组成形式P51

①广义：指秘书长或（室）主任领导下的或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部份组成（，上海市）

②狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作

注：①以所属机关和专业性质同时命名的办公室不属于秘书工作机构，而是直属部门，如事务办公室、上海市工业交通办公室等。 ②社会集体的秘书工作机构，直接命名为“秘书处”，如中国高教秘书学会秘书处

15. 的秘书机构称P52，分理制，以所属机关和专业性质同时命名的办公室，不是秘书机构，而是直属部门：事务办公室，上海市 工业交通办公室

16.

17. 秘书班子的群体优化P59

异质结合原则，分工合作，密符合作

第四章 秘书的素养

18. 秘书的职业道德（四字五条）P71

四字：忠诚、保密 五条：①忠于职守，工作认真负责 ②严守机密 ③固守信用 ④文明礼貌，举止得体 ⑤廉洁奉公，不以权谋私

19. 秘书的兴趣 P72 20. 秘书的气质 P75

21. 秘书最好能具有的性格侧面P76

①开朗 ②敏捷 ③稳健 ④坚毅 ⑤幽默 ⑥自制

22. 心理调适：①博学多才，开阔胸怀

②培育普遍兴趣，丰硕业余生活 ③擅长检讨，自我调适 ④倾诉宣泄调节情绪

23. 性别的职业特征P79

多数女性适合从事简单的、重复性的、活动范围小的、体力较轻的、程式性强的职业；多数男性适合从事复杂的、转变的、活动范围较大的、体力较重的、富于创造性的工作。而秘书这个工作更适合女性。 24. 秘书的女性特征P80

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25. 女性秘书的自我保护P81

①女性秘书应有正确的熟悉和心态，应以正常的心态去对待自己的职业。 ②女性秘书要增强自我保护意识，保护自己的情感和身体都不受到伤害。

第五章 秘书的社会活动和社会地位

26. 秘书的角色意识P92

①共性和个性意识 ②角色组合（双重身份：上级领导的秘书，代表着上级领导） ③配角意识和主角意识（大体的配角意识和有条件的主角意识）

27. 影响人际关系的因素

①距离的远近 ②交往的频率 ③态度相似性 ④需要的互补性 ⑤情景因素 ⑥中介因素

28. 人际关系的障碍P94

①心理障碍 ②语言障碍 ③地位障碍 ④物理障碍

29. 秘书处置人际关系的准则 P96

①尊重 ②礼貌和礼仪 ③乐于助人 ④赞美他人 ⑤宽容与体谅 ⑥公平 30. 秘书与上司关系的特征 P99

①工作上的主从性 ②知识、能力、体力、思维的补充性 ③人际关系的首属性 ④人格上的平等性

31. 秘书应该如何处置好与上司的关系？

秘书与上司关系的特征：工作上的主从性；知识、能力、体力、思维的补充性；人际关系的首属性；人格上的平等性。

应遵循适当的原则和方式：

第一，主动配合、适应。擅长理解工作用意，主动配合上司做好各项工作。秘书还应该尽力适应上司的工作方式和工作习惯。

第二，服从，但不盲从。服从，是秘书职业特征的要求。不能盲从。上司如有明显的过失，秘书出于对组织的责任心不能听其自然；违纪乱纪应采取适当的方式提示、劝戒，甚而辞职、举报。

第三，委婉提示，适时劝戒。明显错误的决按时，一般不该当即正面提出意见，尤其是有其他人在场时。秘书应采取委婉、含蓄的提示、提示的方式，让上司发现错误，或是等待必然的时间再作请示，让上司冷静下来，从头作出决定。

第四，保护上司之间的团结。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，不越级请示。秘书应保护直接上司的威信和利益，也应保护上司间的团结。上司之间的矛盾冲突，秘书以不介入为原则，以维持中立为原则。协调、化解。

32. 秘书处置与一般同事的原则和要求 P103

①真诚地关心他人 ②同样友好 ③保护团结

第六章 日常工作（上）

33. 接打电话（问清身份、事由） P110

①正确、有效、礼貌 ②接听电话的程序和要求 ③打出电话的程序和要求

34. 邮件收进的程序和要求P113

①分类 ②拆封 ③记录 ④分送 ⑤阅办

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35. 邮件发出

①内容校核 ②信封信皮查对 ③邮件寄发

36. 传真的缺长处P114

①容易被盗取 ②文字图像保留时间不长，不能存档备用 ③不适合传送礼仪性文书 ④准确无误的传示指示件，签名，手稿，图像

37. 接待的方式P116

①迎送式 ②引见式 ③参与式 ④陪同式 ⑤完全式

38. 接待工作的原则与要求P117

①文明礼貌 ②负责 ③与人方便 ④讲求时效 ⑤按制度办事 ⑥遵守纪律

39. 内宾接待的一般程序与内容 P118

①接受任务 ②了解宾客 ③制定计划 ④预定食宿 ⑤迎接宾客 ⑥商议日程 ⑦安排会议 ⑧陪同参观 ⑨送别客人 ⑩接待小结

40. 订约事宜P121

①事前征求上司的意见 ②再次肯定，及时提示 ③善用台历和备忘录

29.差旅事宜 P122

①做好准备工作 ②旅途服务 ③随时联络

41. 31.怎么解释“来访者所有要求都要知足”？

42. 怎么解释“领导者让你干啥就干啥”？

第七章 日常工作（下）

43. 督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面 P124

44. 公章的保管P131

公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并利用。应放置在机要室或办公室的装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上，应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。

45. 公章的利用P131

盖用单位公章，必需由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细记录。

46. 公章的分类P131

①落款章，文书作者落款处，年月之间，加盖之页，应有正文记载 ②更正章，对错字，脱字等

③证件章，对以他人名义出现的文书盖章作证

④骑缝章，带有存根介绍信，加盖正文和存更连接处骑缝线上

⑤骑边章，案件调差，旁证，座谈，同文多页延边取齐，从首到末，证明同时形成 ⑥密封章，公函文件封口处加盖

⑦封存章，封条上加盖，节假日或特殊情况

第八章 信息研究的含义和作用

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47. 调查研究的含义 P149

①调查，是指采用各种科学的方式和手腕以取得客观世界材料的进程。

②研究，是指调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列 进程。 ③调查是前提，是基础；研究是后续，是深化。

④调查是为了掌握事实，是手腕；研究是为了从事实中发现问题并找出解决问题的办法，是目的。

第九章 秘书写作

48. 秘书写作的特点

①代单位李言，非个人意愿 ②集体功效，非个人创作

③内容真实，实用，客观，符合 ④语言要求流畅，平实，简练，规范 ⑤讲究文体魄式

49. 秘书写作的进程——选材 P166

①典型事例 ②归纳事例 ③统计数据 ④理论依据

50. 秘书写作的表现手法的特点 P173

①多用说明，少用议论 ②多用记叙，少用描述 ③大体不用抒情

第十章 文档管理

51. 拟办与批办P185

①拟办，是指对来文的处置提出初步意见，供领导人批办时参考(一般是秘书做的) ； ②批办，是指机关领导人对送批的文件如何处置所作的指示。

52. 公函立卷的大体办法P188

⑴按照文件的特征组卷

①按问题特征立卷 ②按时间特征立卷 ③按名称特征立卷 ④按作者特征立卷 ⑤按地域特征立卷 ⑥按通信者特征立卷 ⑵“六个特征”在组卷的时应灵活运用

⑶适当照顾文件的保留价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保留的、长期保留的（保管期限为16-50年）、短时间保留的（15年以下）三种形式。

第十一章 会议组织

53. 会议的涵义 P211

会议，就是三个人以上、聚合在一路，就某个或某些议题进行讨论或解决。

. 会议的要素P212

①与会者 ②主持人 ③议题（1领导按照需要指定，2秘书调差研究，综合信息后提出，再经领导审定） ④名称 ⑤时间 ⑥地址

55. 议题的产生P214

①领导按照需要指定的 ②秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。

56. 会场准备（详细展开） P218

①会场布置 ②台席位 ③会场设施 ④其他准备

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57. 会议通知的发送P222

会议通知上应写明会议召开的时间、需历时间或会期，地址（会址），会议名称和主要议题，参加对象，须作什么准备，或加注报到日期、地址、接站办法等，最后应有召集单位签名、联系地址和电话、通知发处日期，加盖公章。

会议通知可采用邮寄、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、肯定的双重方式。附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者的考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过量，以避免对方遗忘。

58. 工作会议 （若是让你筹备会议，你会考虑什么？） P232

会、院务会、董事会、领导会等等，常常按期召开（半月或一月一次），又称“办公会”、“例会”。

①会议特点：会议时间地址人员相对稳定；议题相对集中具体

②会务要点：1据1特，秘书对工作会议可以从容的有计划的安排，经审批，简单，2据2特1精力多放在准备会议的议题上，必要性，可行性，与部门相协调，3讨论议题解决问题需要足够的资料，法规等指示性材料，工作意见等基础性材料，专家意见，杂志动态等参考性材料

第十二章 信访工作

59. 双向规范的原则 P247

①对信访受理者的要求 ②对信访人的要求

第十三章 沟通与协调

60. 协调：可以是矛盾两边或多方各自作出尽力的协调，也可以是第三方或中间者接入的协调

61. 沟通的主要类型 P263

①单向沟通，即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回答的沟通。

②双向沟通，即要求对方反映、回答，以求彼此了解，进一步磋商的沟通。

③多向沟通，即一方同时向两个以上的对象所作的呈辐射型的沟通。既包括多渠道的单向沟通，也包括多渠道的双向沟通。 62. 沟通的主要方式 P2

①直接沟通 ②间接沟通 ③明示沟通 ④暗示沟通

63. 协调的作用（理解） P267

①减缓矛盾 ②消除误解 ③踊跃平衡 ④融洽关系

. 协调的特点（理解） P268

①普遍性 ②目的性 ③层次性 ④灵活性 ⑤相对性

65. 协调的主要方式 P285

①个别协调 ②信息协调 ③会议协调 ④计划协调 ⑤文件协调

66. 稳扎稳打法 P286

秘书协调、解决繁难复杂的问题，应采取“稳扎稳打，稳扎稳打”的策略。

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