通知的格式一般包括:标题、发文字号(通知编号)、称呼、正文、落款等。
(一)标题
标题一般格式为“关于通知”,标题是对正文内容的提炼,也就是让他人一看到标题就明白通知是说关于哪方面的事宜。如果通知比较紧急或者重要,可以在标题中写明,如“关于紧急通知、关于重要通知”等。
在实操中,有的人不重视标题,或者直接写“通知”二字,或者写“通知”(如:放假通知)等,这些标题都是不规范和不严谨的`。如果将全年的通知进行存档,目录中全是“通知”二字,对于文档的查找也是不方便的。
(二)发文字号(通知编号)
在红头文件中,一般是说发文字号,这个在《规章制度文档的构成要素》里面进行了说明,在此不再重复。
在非红头文件中,叫发文字号有些不伦不类,笔者将称它为通知编号。通知编号按时间顺序进行编号,编号规则可以自定,建议体现公司信息、部门信息、年份、顺序号等,要和规章制度的编码区分开来,如HY—HR—20xx0001,HY代表公司、HR代表部门、20xx代表年份、0001代表顺序号。一般在文档、表格等编码规则中,建议顺序号一定要带有虚数0。
(三)称呼
称呼也就是被通知者的名称,可以是单位、部门、团体、个人等,如“公司全体员工;生产一线员工;财务部、生产部;张三、李四;……”。
(四)正文
正文是整个通知中最重要的部分,它写明通知的事项及要求等。正文内容一般由以下几部分构成:正文内容一般包括缘由、事项、结尾三部分。
(五)落款
落款包括署名、日期和印章等。
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